PREMA ALIANZA LEGAL S.A.S., sociedad constituida de conformidad con las leyes de la República de Colombia, con NIT 901.403.265-3, domiciliada en la Carrera 13 A No. 113-80 apto 102 de Bogotá D.C., con correo electrónico info@premalaw.com y teléfono (571) 2147493 (“Prema”), adopta la presente política de tratamiento de datos (la “Política”), con el fin de garantizar el cumplimiento del artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, de la Ley 1581 de 2012, del Decreto 1377 de 2013 y demás normas que los modifiquen, complementen o adicionen. Cualquier tratamiento de datos que realice Prema como Responsable del Tratamiento (según se define más adelante), por medio del cual recolecte, almacene, use, circule o suprima Datos Personales, estará regido por la presente Política y por la ley.
1. Definiciones
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y en el artículo 3 del Decreto 1377 de 2013, los siguientes términos serán aplicables a la presente Política:
a) Autorización: Es el consentimiento previo, expreso e informado del Titular para que se lleve a cabo el Tratamiento de sus Datos Personales.
b) Base de Datos: Se constituye por la organización de los Datos Personales objeto de Tratamiento.
c) Dato Personal: Información que pueda ser asociada o vinculada con personas naturales determinadas o determinables.
d) Dato Público: Información que (i) por su naturaleza se encuentra contenida en registros públicos, documentos públicos, sentencias judiciales ejecutoriadas no sometidas a reserva, entre otros, y (ii) no tiene la calidad de ser semiprivada, privada o sensible.
e) Dato Sensible: Información que (i) afecta la intimidad del Titular, (ii) puede llegar a generar discriminación con un uso indebido, (iii) promueve intereses de partidos políticos, (iv) vela por los derechos y garantías de partidos de oposición o (v) está relacionada con la salud, la vida sexual y los datos biométricos.
f) Encargado del Tratamiento: Persona que, de manera individual o conjunta, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
g) Responsable del Tratamiento: Persona que, de manera individual o conjunta, decida sobre el Tratamiento y/o la Base de Datos.
h) Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.
i) Transferencia: Envío de Datos Personales por parte del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, ubicado en la República de Colombia, a un receptor localizado dentro o fuera del país, el cual tiene también la calidad de Responsable del Tratamiento.
j) Transmisión: Tratamiento en el que se comunican Datos Personales para que el Encargado del Tratamiento lleve a cabo una operación sobre Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
k) Tratamiento: Recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión u otro acto de operación sobre Datos Personales.
2. Tratamiento y finalidad
2.1. Datos Personales obtenidos por Prema a través de su página web
Prema declara que el Tratamiento consiste en la operación sobre Datos Personales de Titulares que voluntariamente entreguen su información. El Tratamiento podrá consistir en la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de Datos Personales obtenidos a través de la página web de Prema.
Los siguientes son los Datos Personales recolectados por Prema por intermedio de su página web:
a) Para los Titulares interesados en los servicios de Prema: (i) nombre de la persona natural o jurídica, (ii) correo electrónico de contacto y (iii) la información o comentarios que el Titular desee insertar dentro de la sección denominada “Mensaje”.
b) Para los Titulares interesados en crear alianzas con Prema: (i) nombre de la persona natural o jurídica, (ii) nacionalidad, (iii) correo electrónico de contacto, (iii) la información que el Titular tenga la intención de insertar en la sección denominada “Mensaje” y (iv) la fuente por la cual ese Titular llegó a Prema.
Las finalidades del Tratamiento son las siguientes:
a) Contactar vía correo electrónico al Titular para ofrecer los servicios legales y multidisciplinarios que presta Prema a sus clientes o para iniciar las gestiones para evaluar la creación de una alianza con Prema.
b) Transmitir a los Titulares información de Prema, de sus servicios, de las actividades del giro ordinario y extraordinario y de las modalidades de las alianzas de Prema.
c) Enviar información relacionada con las áreas del derecho, eventos y demás servicios que presta Prema.
d) Realizar análisis tendientes a identificar (i) la frecuencia con la que los Titulares entregan sus Datos Personales en la página web para obtener una potencial asesoría de Prema o para establecer alianzas, (ii) la efectividad del mercadeo de Prema por medio de la página web, (iii) los asuntos referidos en los mensajes de los Titulares y (iv) un análisis de mercado relacionado con los clientes, potenciales clientes, aliados y postulados a aliados de Prema.
e) Relacionar en Bases de Datos los potenciales aliados de Prema, sus áreas de práctica y demás Datos Personales.
2.2. Datos Personales obtenidos por Prema para evaluar el envío de propuestas de honorarios a potenciales clientes
Prema declara que el Tratamiento consiste en la operación sobre Datos Personales de Titulares que voluntariamente entreguen información relacionada con los asuntos sobre los cuales buscan asesoría legal o multidisciplinaria que potencialmente sea prestada por Prema y/o por sus aliados. El Tratamiento podrá consistir en la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de Datos Personales para el cumplimiento de las finalidades descritas más adelante
Los Datos Personales y demás información entregada, podrá consistir en contratos, políticas, procesos, comunicaciones, planes de negocios, documentos societarios y corporativos, esquemas de negocios, testamentos, información de tipo familiar, corporativo y de inversión, entre otros.
Las finalidades del Tratamiento son las siguientes:
a) Realizar una debida diligencia sobre el potencial cliente, en cumplimiento del Sistema de Administración y Gestión del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (SARGLAFT) de Prema.
b) Búsqueda en listas restrictivas y en bases de datos oficiales de los potenciales clientes, sus beneficiarios reales y administradores y/o de sus contrapartes.
c) Ejecución de procesos de verificación de conflictos de intereses, en cumplimiento de la Ley 1123 de 2007.
d) Revisión de la viabilidad e idoneidad de una posible relación comercial con el potencial cliente.
e) Elaboración y diseño de propuestas de honorarios.
f) Estructuración de equipos de trabajo que potencialmente presten servicios.
g) Análisis preliminar para solicitar al Titular información adicional tendiente a llevar a cabo las finalidades descritas anteriormente.
h) Implementar las finalidades listadas en la sección 2.1 anterior.
Prema declara que la obtención y estudio de Datos Personales para el análisis del envío de propuestas de honorarios, no la obliga a efectivamente presentar una propuesta de servicios a sus potenciales clientes. Lo anterior, teniendo en cuenta que, para hacerlo, (i) los resultados derivados de las finalidades mencionadas en los literales a), b) y c) de la presente sección deben ser satisfactorios para Prema y (ii) los asuntos y áreas relacionados con el caso concreto deben cumplir con los servicios y estándares de conveniencia que requiere Prema para celebrar contratos de prestación de servicios con sus potenciales clientes.
Prema realiza la revisión y estudios relacionados anteriormente de manera discrecional.
2.3. Datos Personales obtenidos por Prema para prestar sus servicios
Si Prema decide presentar una propuesta de honorarios a un potencial cliente y el contrato de prestación de servicios se perfecciona con la aceptación expresa de la oferta, los Datos Personales y demás información que sea suministrada o conocida por Prema podrán tener como finalidad la ejecución de operaciones vinculadas exclusivamente a la prestación de los servicios de Prema y/o sus aliados.
Las finalidades del Tratamiento son las siguientes:
a) Prestar los servicios profesionales de Prema y/o de sus aliados a sus clientes.
b) Llevar a cabo las actividades administrativas, tributarias, contables e internas requeridas por Prema.
c) Administrar, gestionar, controlar, realizar seguimiento y monitoreo a las políticas o manuales SARGLAFT de Prema.
d) Archivar la información de los clientes y de sus casos, salvo que por solicitud expresa del cliente Prema deba devolver dicha información.
e) Realizar la Transmisión y Transferencia de Datos Personales a aliados de Prema o terceros, con el fin de ejecutar los servicios, de llevar a cabo actividades internas de Prema, de mercadeo y/o de carácter operativo.
f) Implementar las finalidades listadas en las secciones 2.1 y 2.2 anteriores.
2.4. Datos Personales obtenidos por Prema para evaluar la creación de alianzas y para su establecimiento
El Tratamiento consiste en la operación sobre Datos Personales de Titulares que voluntariamente entreguen información relacionada con la evaluación por parte de Prema y/o creación de potenciales alianzas. El Tratamiento podrá consistir en la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de Datos Personales para el cumplimiento de las finalidades descritas en la presente sección.
Los Datos Personales y demás información entregada, podrá consistir en información profesional de los posibles aliados, hojas de vida, certificaciones profesionales y/o académicas, información corporativa y financiera de sus firmas de abogados o empresas, información de sus servicios, entre otros.
Las finalidades del Tratamiento son las siguientes:
a) Realizar una debida diligencia sobre el aliado o potencial aliado, en cumplimiento del Sistema de Administración y Gestión del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (SARGLAFT) de Prema.
b) Búsqueda en listas restrictivas y en bases de datos oficiales a los potenciales aliados, sus beneficiarios reales y administradores y/o de sus contrapartes.
c) Ejecución de procesos de verificación de conflictos de intereses, en cumplimiento de la Ley 1123 de 2007.
d) Revisión de la viabilidad e idoneidad de una posible relación comercial con el potencial aliado.
e) Elaboración y diseño de contratos comerciales a ser celebrados entre Prema y el potencial aliado.
f) Estructuración de equipos de trabajo para ser presentados en propuestas de honorarios dirigidas a clientes y potenciales clientes.
g) Análisis preliminar para solicitar al Titular información adicional tendiente a llevar a cabo las finalidades descritas anteriormente.
h) Implementar las finalidades listadas en las secciones 2.1, 2.2 y 2.3 anteriores.
Prema declara que la obtención y estudio de Datos Personales para la evaluación de alianzas, no la obliga a efectivamente crear dicha alianza. Prema realiza la revisión y estudios relacionados anteriormente de manera discrecional.
2.5. Asunciones legales
a) Prema asume que la información suministrada por personas naturales y jurídicas para ejecutar las finalidades señaladas en las secciones 2.1, 2.2, 2.3 y 2.4 de la presente Política, es veraz, completa, precisa, suficiente y obtenida por medios lícitos.
b) Prema asume que las firmas que se encuentren en los documentos entregados a Prema por sus potenciales clientes y clientes son auténticas y fidedignas.
c) Prema presume la legalidad de los documentos suministrados por los potenciales clientes y clientes.
d) Prema asume que las fotocopias que le sean entregadas por sus potenciales clientes o clientes son fiel copia del original.
e) Prema asume que la información suministrada por sus potenciales clientes y clientes es suficiente para (i) conocer el estado real de los casos sobre los que potencialmente Prema y/o sus aliados pueden prestar servicios, (ii) tramitar la debida diligencia del potencial cliente, en los términos dispuestos en el sistema SARGLAFT de Prema y (iii) ejecutar los procesos de verificación de conflictos de intereses.
2.6. Confidencialidad
La información recibida por Prema en desarrollo de los contratos de prestación de servicios, será tratada como información confidencial, salvo que expresamente el Titular instruya lo contrario. Prema no divulgará, reproducirá o difundirá la información confidencial a terceros, a menos que medie una solicitud formal de autoridad competente o una obligación legal para el efecto.
Los documentos, Datos Personales e información que Prema suministre, transmita y entregue por cualquier medio a sus clientes estarán cubiertos por el secreto profesional abogado-cliente. Cualquier persona que conozca el contenido de dichos documentos deberá abstenerse de reproducir, copiar o de divulgar su contenido, sin previa autorización.
2.7. Carácter facultativo de respuestas
De acuerdo con lo consagrado en el literal b) del artículo 12 de la Ley 1581 de 2012, Prema tiene el deber de informar el carácter facultativo de su respuesta frente a preguntas relacionadas con Datos Sensibles o sobre los Datos Personales de las niños y adolescentes.
2.8. Tratamiento de Datos Personales de niños y adolescentes
Según se establece en el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y 12 del Decreto 1377 de 2013, el Tratamiento de Datos Personales de niños y adolescentes está prohibido, salvo que (i) el Dato Personal tenga naturaleza pública y (ii) el Tratamiento cumpla con los siguientes requisitos:
a) Respeto por el interés superior de los niños y adolescentes.
b) Garantías a los derechos fundamentales.
Teniendo en cuenta lo anterior, Prema asume que cuando reciba Datos Personales de niños o adolescentes, el emisor del Dato Personal (i) es el representante legal del niño o adolescente, (ii) revisó el cumplimiento de los requisitos dispuestos anteriormente para que Prema pueda realizar el Tratamiento respectivo y (iii) otorgará la Autorización, previo el ejercicio del derecho a ser escuchado por parte del menor de edad.
El Responsable del Tratamiento, el Encargado del Tratamiento de Datos Personales de niños o adolescentes y la familia deben garantizar que (i) el uso que se le dé al Dato Personal sea el apropiado y (ii) se cumplan las obligaciones y principios consagrados en la ley aplicable.
2.9. Tratamiento de Datos Sensibles
En los términos del artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, Prema no podrá darle Tratamiento a Datos Sensibles, salvo que se presenten las siguientes excepciones:
a) Que el Titular haya dado Autorización expresa para su Tratamiento.
b) Que la ley aplicable no requiera el otorgamiento de una Autorización para su Tratamiento.
c) Que el Tratamiento sea necesario para garantizar un interés vital del Titular y este esté en condiciones de incapacidad física o jurídica. En estos casos, la Autorización debe ser otorgada por un representante autorizado.
d) Que el Tratamiento sea realizado dentro del trámite de actividades legítimas y con garantías por parte de una fundación, organización no gubernamental, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical.
Lo anterior, siempre que los Datos Personales sean de sus miembros o de personas con las que tengan contacto regular derivado de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la Autorización del Titular.
e) Que el Tratamiento sea de Datos Sensibles necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
f) Que el Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica.
3. Derechos de los Titulares
Dentro del marco de lo dispuesto en la ley aplicable, los derechos de los Titulares de Datos Personales son los siguientes:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento. Este derecho puede ser ejercido en relación con datos (i) parciales, (ii) inexactos, (iii) incompletos, (iv) fraccionados, (iv) que induzcan a error o (v) cuyo Tratamiento esté prohibido o no esté autorizado.
b) Requerir prueba de la Autorización para el Tratamiento, salvo que dicha Autorización no sea aplicable en los términos del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
c) Previa solicitud del Titular, recibir información sobre el uso dado a los Datos Personales por parte del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento.
d) Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por incumplimientos de la ley aplicable en materia de protección de datos.
e) Revocar la Autorización y/o requerir la supresión de Datos Personales cuando se infrinjan los principios, derechos y garantías constitucionales y legales aplicables al Tratamiento. Dicha revocatoria y/o solicitud de supresión procederán cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya previsto que en el Tratamiento el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento ha incumplido la ley aplicable y la Constitución Política de Colombia.
f) Acceder gratuitamente a los Datos Personales objeto de Tratamiento.
3.1. Legitimidad para ejercer los derechos de los Titulares
Los derechos de los Titulares mencionados anteriormente pueden ser ejercidos por las siguientes personas:
a) El Titular, quien deberá acreditar su identidad al Responsable del Tratamiento.
b) Los causahabientes del Titular, quienes deberán probar su calidad de tal al Responsable del Tratamiento.
c) Por el representante y/o apoderado del Titular, para lo cual debe acreditar la representación o el poder correspondiente al Responsable del Tratamiento.
d) Por estipulación a favor de otro o para otro.
Los derechos de los niños o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.
4. Personas a las que Prema puede suministrar Datos Personales
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 13 de la Ley 1581 de 2012, los Datos Personales pueden ser suministrados por Prema a las siguientes personas:
a) Los Titulares de los Datos Personales, sus causahabientes o sus representantes legales.
b) Las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
c) Los terceros autorizados por el Titular o por la ley.
5. Consultas, reclamos y quejas
Los derechos a (i) conocer, actualizar, rectificar y suprimir Datos Personales y (ii) revocar la Autorización, se podrán ejecutan por las personas legitimadas para el efecto, en virtud de lo dispuesto en la presente Política. Lo anterior, mediante los procedimientos de consultas y reclamos que se señalan en la presente sección.
5.1. Consultas
Los Titulares o su causahabiente pueden consultar sus Datos Personales que reposen en Bases de Datos de Prema. Prema o el Encargado del Tratamiento suministrarán toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
El área encargada de Prema para atender consultas de Titulares o de su causahabiente será la Gerencia, la cual se compone por su gerente y subgerente. Los Titulares o su causahabiente deberán enviar una solicitud expresa por correo electrónico remitido a info@premalaw.com con, por lo menos, la siguiente información:
a) Nombre completo del Titular o del causahabiente.
b) Copia adjunta de la cédula de ciudadanía del Titular.
c) Copia adjunta de los documentos que acreditan la calidad de causahabiente, si fuere el caso.
d) Consulta específica.
La consulta será atendida dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha en la que Prema reciba el correo electrónico con la totalidad de información señalada anteriormente. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, Prema informará de esta circunstancia al Titular o causahabiente, manifestando los motivos de la demora y la fecha en que se responderá la consulta.
Prema no estará obligada a atender consultas cuando no se pruebe la identidad del Titular o cuando no se acredite la calidad de causahabiente.
5.2. Reclamos
El Titular o su causahabiente puede presentar un reclamo cuando considere que (i) los Datos Personales contenidos en Bases de Datos deben ser corregidos, actualizados o suprimidos o (ii) el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento han incumplido sus obligaciones relacionadas con el Tratamiento.
Los reclamos se sujetarán a las siguientes reglas:
a) El reclamo debe ser formulado por el Titular o por el causahabiente mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento, con (i) la identificación del Titular, (ii) la descripción de los hechos, (iii) la dirección y (iv) demás información que consideren relevante.
El área encargada de Prema de tramitar los reclamos será la Gerencia, la cual se compone por su gerente y subgerente. Los Titulares o su causahabiente deberán enviar el reclamo por correo electrónico enviado a info@premalaw.com.
Si el reclamo es incompleto, Prema requerirá al interesado, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo, para que se subsanen las fallas u omisiones. Se entenderá que el interesado ha desistido del reclamo cuando trascurran más de dos (2) meses desde la fecha del reclamo incompleto, sin que el solicitante presente la información para subsanarlo.
b) Una vez recibido el reclamo completo, Prema incluirá en la Base de Datos una referencia que indique “reclamo en trámite” y el motivo respectivo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
c) El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo.
5.3. Quejas
El Titular o su causahabiente podrá interponer una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se hayan terminado los trámites de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento.
5.4. Área competente y mecanismos
De acuerdo con lo dispuesto anteriormente, el procedimiento para elevar consultas y reclamos se deberá realizar ante la Gerencia de Prema, la cual está compuesta por su gerente y subgerente. Las consultas y reclamos deberán formularse por escrito enviado por correo electrónico a la dirección info@premalaw.com, en los términos de las secciones 5.1 y 5.2 anteriores.
6. Vigencia de la Política y modificaciones
La vigencia de la Política inicia el 1 de agosto de 2020 y tiene un término indefinido, al igual que las Bases de Datos que contengan los Datos Personales.
Prema es libre y autónoma para realizar modificaciones a la presente Política, para lo cual comunicará oportunamente a los Titulares de Datos Personales de las modificaciones con anterioridad a su implementación.
Elaboración: 31 de julio de 2020.